Первоисточник.
Для обміну чи оформлення паспорта до закордонної дипломатичної установи України заявником подається:
Паспорт для виїзду за кордон (закордонний паспорт) – оригінал та одна копія сторінки з персональними даними, сторінки зі штампом «Постійне проживання. ....» та сторінки з консульським обліком (за наявності таких відміток у паспорті). У разі звернення за оформленням паспорта у зв’язку зі зміною інформації, внесеної до нього, документи для його обміну подаються протягом одного місяця з дати настання таких подій.
Документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування громадянина України за кордоном – оригінал та одна копія..
Паспорт громадянина України (внутрішній паспорт) – оригінал та одна копія сторінок з відмітками – для особи, яка досягла 14-річного віку. У разі, якщо відбулася зміна прізвища, імені чи по батькові (у т.ч. відмова від по батькові) у громадян, які не мають статусу осіб, що постійно проживають за кордоном (тобто у яких у паспорті для виїзду за кордон відсутня відмітка українською мовою «Постійне проживання»), паспорт громадянина України подається вже зі зміненими даними.
довідка про реєстрацію особи громадянином України – оригінал та одна копія – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше .
Свідоцтво про народження– оригінал та одна копія – подається у разі оформлення паспорта:
особам віком до 16 років;
громадянам зі статусом осіб, що постійно проживають за кордоном, якщо їх паспорт громадянина України був вилучений компетентними органами України під час оформлення постійного проживання.
Увага! Свідоцтво про народження, видане в іноземній державі, має бути завірене штампом «Апостиль» (або легалізоване) та перекладене на українську мову. Підпис перекладача має бути також засвідчений штампом «Апостиль». Якщо переклад зроблений в Україні, підпис перекладача має бути засвідчений українським нотаріусом.
Фотографування на паспорт здійснюється в Генконсульстві. Одна кольорова фотокартка розміром 10 на 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування подається у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон:
новонародженій дитині;
дитині, яка не досягла 12-річного віку і яка відсутня в консульстві у момент оформлення паспорта;
особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я.
На фотокартці має бути зображено 70% обличчя, контури повинні бути чіткими, фон – білим. Фото повинно бути роздруковане на матовому папері високої якості без дефектів методом класичного мокрого фотодруку (а не методом струменевого друку).
Паспорт для виїзду за кордон батьків, опікунів чи інших законних представників – оригінал та одна копія – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон дітям віком до 16 років або особам, не здатним самостійно пересуватися. Якщо дані батьків/опікунів у їх паспортах відрізняються від даних, зазначених у свідоцтві про народження дитини, додатково подаються документи про зміну персональних даних (видані в іноземній державі документи про зміну персональних даних мають бути завірені штампом «Апостиль» (або легалізовані) та перекладені на українську мову. Підпис перекладача має бути також засвідчений штампом «Апостиль». Якщо переклад зроблений в Україні, підпис перекладача має бути засвідчений українським нотаріусом).
Паспорт дитині до 16 років оформлюється на підставі заяви одного з батьків, що під час прийому підписує заяву, складену консульским працівником. Заява-згода іншого – не вимагається,
Документ про зміну прізвища, імені чи по батькові – оригінал та одна копія – у разі, якщо відбулась зміна персональних даних. Увага! Видані в іноземній державі документи про зміну персональних даних мають бути завірені штампом «Апостиль» (або легалізовані) та перекладені на українську мову. Підпис перекладача має бути також засвідчений штампом «Апостиль». Якщо переклад зроблений в Україні, підпис перекладача має бути засвідчений українським нотаріусом).
Заява про оформлення паспорта у зв’язку з його втратою або викраденням (у довільній формі) – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон у зв’язку з втратою.
Довідка,видана органами поліції держави, в якій втрачено або викрадено паспорт для виїзду за кордон, що підтверджує факт звернення заявника з приводу його втрати або викрадення – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон у зв’язку з втратою.
Медична довідка – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон представником на ім’я особи, яка не здатна самостійно пересуватися. Подається разом з перекладом на українську мову.
Документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, – у разі оформлення паспорта для виїзду за кордон представником на ім’я особи, яка не здатна самостійно пересуватися – оригінал та одна копія. Документи, що підтверджують повноваження особи як законного представника, подаються засвідченими штампом «Апостиль» та мають бути перекладені на українську мову присяжним перекладачем.
Документ, що підтверджує сплату консульського збору – виключно оригінал, лише у випадку, якщо Ви не плануєте оплачувати консульську послугу ЕС-карткою в терміналі Генконсульства (саме такий спосіб оплати ми рекомендуємо).
Підписаний конверт для повідомлення про готовність паспорта, промаркований на 80 центів – у разі бажання заявника отримати поштове повідомлення про надходження паспорта до Генконсульства.
Самостійне відслідковування надходження паспорта можливе на сайті
http://passport.mfa.gov.ua/ за кодом, який надається заявнику після подачі документів. Відео-інструкція корситування порталом.
УВАГА!
У разі пред’явлення повного комплекту документів консульською посадовою особою формується анкета-заява для внесення інформації до Єдиного державного демографічного реєстру у зв’язку з оформленням паспорта. Роздрукована заява-анкета надається заявнику для перевірки правильності внесених до неї персональних даних.
Після перевірки заявник власним підписом підтверджує правильність внесених до заяви-анкети персональних даних особи, на ім’я якої здійснюється оформлення паспорта.
Неповний комплект документів не може бути прийнятий до розгляду, водночас заявник має право повторно звернутися до Генконсульства після підготовки необхідних документів.
Оригінали документів повертаються заявнику після прийняття заяви-анкети до розгляду. До заяви-анкети додаються копії відповідних документів (подаються заявником разом з оригіналами).
Рішення про оформлення та видачу особі паспорта для виїзду за кордон приймається ЗДУ на підставі даних, отриманих з бази даних Реєстру.
Відомості (персональні дані), внесені до заяви-анкети, зберігаються в електронному вигляді в базі даних Реєстру.
Ідентифікація осіб, які звернулись із заявою про оформлення паспорта і стосовно яких відсутня інформація в базі даних Реєстру, здійснюється відповідно до наявних картотек консульського обліку.
Якщо в особи, яка не перебуває на консульському обліку, відсутні документи, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, дипустанова вживає заходів з метою встановлення особи та перевірки належності її до громадянства України.
У разі виникнення обставин (подій), у зв’язку з якими паспорт підлягає обміну (крім закінчення строку дії паспорта), особа зобов’язана подати зазначені документи протягом одного місяця з дати настання таких обставин (подій).
У разі виникнення на території України в особи, яка постійно проживає за кордоном, обставин (подій), у зв’язку з якими паспорт підлягає обміну, оформлення та видача паспорта здійснюється територіальним органом або територіальним підрозділом Державної міграційної служби України.